Imate pravilno vodenje opravil (VO) – task managment?
Kolikokrat se vam zgodi, da imate pred seboj 10 nalog, 3 neodgovorjene klice in 45 neprebranih sporočil? Poleg tega pa veste, da morate do konca dneva oddati poročilo za naročnika.
Verjetno se vsi poistovetite z napisanim – v takšni ali drugačni obliki, situaciji.
A naj vas kar takoj oštejem, saj ste za vse to krivi sami. Ni kriv šef, naročnik, kupec, sodelavec ali vaša tajnica. S pravilno razporejenimi delovnimi nalogami, ki jih naložite sebi ali svojim podrejenim, bolj učinkovito, hitreje, predvsem pa brez stresa opravite svoje delo. Če nalogo pravilno ocenite in jo po pravilnem vrstnem redu naložite sabi, ali pa ugotovite da je zanjo bolj primeren vaš zaposleni ali sodelavec, bo le-ta opravljena bolj kvalitetno in hetreje. A ne samo to: z razporejanjem nalog najdete talente v svojem podjetju. Nekoč je moder mož dejal:
Zato jaz pravim po domače:
V nadaljevanju boste izvedeli, kako si olajšati svoj delovni dan in kako nameniti več časa nalogam, ki so dejansko pomembne za vaše podjetje ali osebnostni razvoj.
Najprej načrt, šele nato izvedba
Najprej se načrtuje, nato sledi izvedba. Se strinjate? Za hišo najprej potrebujemo načrt, nato začnemo z gradnjo. Za nakup avtomobila najprej pregledamo vso opremo, tekmece in cene, šele nato zaprosimo za kredit.
In zakaj, ko pridete v službo, najprej odprete e-pošto in začnete odgovarjati nanjo? In po vsej verjetnosti vas takoj zjutraj s tira vrže neka tečna stranka, ki vam uniči cel dan. Če svoj mentalni in telesni sistem ne pripravimo na šoke, preden se začnejo, bo stres prisoten skozi cel dan. Zjutraj je naše telo najbolj ranljivo, saj je bilo približno 8 ur v komi; v tem času še razporejamo doživetja iz prejšnjega dne. Nato pa telo že takoj zjutraj v 15-ih minutah šokiramo z naglico v kopalnici, kričanjem na promet in zgražanjem nad nadležnimi e-poštami.
Preden odprete računalnik, preden zazvonijo telefoni in preden k vam prihiti šef ali podrejeni oz. nadrejeni, si naredite svoj plan, t. i. VO. Med pisanjem opravil na telefonu vklopite letalski način in še ne prižigajte računalnika.
Ob kavi ali čaju v miru premislite, kaj je potrebno narediti. To zapišite na list papirja.
- Zapišite vsa nedokončana opravila prejšnjega dne;
- vsa opravila, ki jih morate še tisti dan narediti;
- ponavljajoča se opravila, kot so prebiranje e-pošte in klicanje partnerjev;
- vsa opravila, ki imajo časovno omejene roke v prihodnosti, del njih si zapišite kot opravilo za današnji dan.
- Če veste, da vam vaš sodelavec ali šef ob 11. uri dodeli neko nalogo, to enostavno vnesite v VO. Če ne veste naslova, napišite Zadolžitev od Janeza.
- Zapišite vse zadolžitve, ki ste jih dobili na tedenskem kolegiju.
A pozor:
vsa opravila morajo biti dosegljiva in merljiva.
Ne zadajte si reševanje obsežnih nalog, če veste, da jih ne morete dokončati. Večje naloge si razporedite po dnevih – vse tja do končnega roka.
NUJNO: poročilo rabim DANES!
Sedaj, ko imate zapisane in vizualizirane vse naloge, ki so nujne za tisti dan, je čas za izvedbo. A večina od vas bo potarnala, da največ nalog najde ravno med prebiranjem e-pošte, na podlagi telefonskih klicev ali pa vam naloge razdelijo sodelavci. To zagotovo drži. Če ne delate ravno v industrijskem obratu, je 80 % vašega časa back-to-back prebiranje e-pošte.
A verjemite mi, da je bolj pomembno tisto, kar ste napisali na list papirja; in ne naloge zadane v e-pošti. Tisto, kar ste napisali na list papirja, so stare, nujne in ponavljajoče naloge, ki niso bile narejene že cel teden. Tisto, kar pa piše v e-sporočilu, pa je le opomnik ali naloga, ki lahko počaka oziroma je naloga, ki je stara 2 uri in jo lahko opravimo kasneje ali jutri. Ne rečem: nekatere zadeve so nujne in jih je potrebno rešiti, a večina e-pošte, ki je stara 2 ali 3 ure, ne more biti tako nujna kot dokončanje nekega projekta, ki ste ga dobili na ponedeljkovem sestanku.
Zagotavljam vam, da smo ravno zaradi prepričanja, da gori voda in da moramo obvezno najprej odpreti e-pošto z naslovom NUJNO, pravzaprav dobili to pošto.
Zakaj je sogovornik na drugi strani e-pošte nezadovoljen in se mu mudi? V večini primerov zato, ker mu nismo nekaj dostavili na dogovorjeni rok. In zakaj mu nismo? Ker nimamo pravega vodenja opravil (VO).
KAKO PREMAGATI SLEDEČI PARADOKS:
Vseh opravil ne moremo opraviti, ker k nam prihajajo nujne zadeve.
Nujne zadeve k nam prihajajo, ker nimamo narejenih nalog.
E-pošta in telefonski klic naj kar počakajo. Kakšen teden bo navzkrižje med starim in novim sistemom, a nato bo zagotovo sledilo olajšanje. E-pošte bo za 40 % manj, saj ne bo opomnikov in nezadovoljstva strank, šefi ne bodo vihrali po pisarnah in sodelavci vam ne bodo nenehno trkali na vrata, da je nemogoče narediti, kar jih prosite.
A da ne bo pomote: prebiranje e-pošte je pomembno. Zatorej si za tovrstne naloge vedno pustite uro ali dve časa znotraj delavnika in si ta opravila napišite na list papirja. Pustite si tudi prostor za nujne zadeve. Po domače jim rečemo padalci.
ABCDE sistem rangiranja opravil
Sedaj imate pred sabo seznam vseh nalog. Najverjetneje vas zanima, kako naprej. Sistematično!
Uporabljajte metodo ABCDE, ki jo opisuje Brian Tracy v knjigi Točka zbranosti. Pred vsako nalogo, ki ste jo napisali na list papirja, pripišite A, B, C, D ali E.
A je zelo pomembna naloga,
ki jo morate opraviti čim hitreje. Če te naloge ne opravimo, ima lahko velike (negativne) posledice (izgubljen posel, nezadovoljstvo zaposlenih, zamujen rok ...). Če je takšnih nalog več, jih označite z A1, A2, A3 in tako naprej.
B naloga je nekaj, kar naj bi naredili
Obstaja posledica, če je narejeno in če ni, a naloga ni tako pomembna kot A naloga. Zatorej se nikoli ne lotite najprej naloge B – ne začenjajte nižje na pomembnostni lestvici).
C naloga je nenujna naloga,
ki ne vpliva na delovni proces in nima direktnih posledic, če ni opravljena. To je na primer preverjanje, kaj je novega na socialnih omrežjih, kdaj se dobite s kolegi na pijači ali kaj bo za večerjo. Takšne naloge so sicer pomembne za vaše socialno življenje, a jih nikoli ne opravljajte, če B naloge niso izpolnjene.
D naloga je tista, ki jo lahko prepustite tudi drugim.
Prepuščanje dela drugim je ključno za rast in širjenja podjetja. Pravilni kadrovski management razdeli naloge na preostale zaposlene, ki s svojim znanjem in delom delajo dodano vrednost v podjetju. Poleg tega pri sebi sprostite ogromno časa, ki bi ga sicer porabili za opravljanje tovrstnih nalog. Če ste v dilemni, ali lahko neko nalogo dodelite drugim, se vprašajte, ali ste samo vi kompetentni, da lahko nalogo opravite kvalitetno in bo ta kvaliteta doprinesla k razvoju podjetja. Tako boste izvedeli, katere naloge dejansko opravljate le vi, katere pa lahko tudi razdelite. Posledično boste imeli več časa za opravljanje nalog, na katere ste v prejšnjem odstavku odgvorili z DA. Naloge, ki ste jih označili z D, takoj na začetku delovnika razdelite na druge, da jih lahko vzporedno z vami izvršujejo drugi. Ne čakajte do kosila ali do konca dneva, saj izgubljate dragoceni čas, ker bi lahko nekdo drug kakovostno opravljal naloge namesto vas.
E naloga je nekaj, kar lahko tudi brezskrbno črtate s seznama.
Je naloga, ki se vam je pojavila kot ideja, da jo naredite; ali pa je bila morda pomembna v preteklosti in sedaj ni več. Naloga označena z E nima posledic, v če je ne opravite in nima posledic za vašo službo ali prihodnost.
Skupinsko vodenje projektov
Razporejanje nalog ni tako trivialno, kot se morda zdi na začetku. Potrebno je poznati sebe ali pa, če ste vodja projektov, morate pravilno spoznati karakterje zaposlenih. Pri skupinskem vodenju projektov je pomemno poznati rang karakterjev DISC, ki razvršča osebnosti po dominantnosti, iniciativnosti, stabilnosti in korektnosti (ang.: Dominance (D), Inducement (I), Submission (S), and Compliance (C)). Ugotovite, kdo se bo takoj lotil projekta, kdo analiziral situacijo in kdo takoj pričel z delom. Kdo bo delo opravil še pred rokom in kdo bo skorajdane depresivno gledal v obsežnost same naloge. A o tem več drugič. Za danes pa si najprej uredite svoje lastne delovne procese, ki vam bodo olajšali vaš delovni dan.
Vir:
- https://internalchange.com/what-is-disc/
- HBR; Let Your Top Preformers Move Around the company, Kevin Oakes,August 20, 2021
- Brian Tracy, Točka zbranosti
- Viri slik: Envato elements
